Jeder Arbeitnehmer hat bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses einen Anspruch auf ein schriftliches Zeugnis. Gemäß § 109 der Gewerbeordnung (GewO) bzw. für Auszubildende gemäß § 16 Berufsbildungsgesetz (BBiG) muss das Zeugnis mindestens Angaben zu Dauer und Art der Tätigkeit enthalten (einfaches Zeugnis). Auf Verlangen des Arbeitnehmers müssen sich die Angaben darüber hinaus auf Leistung und Verhalten erstrecken (qualifiziertes Arbeitszeugnis).
Der Anspruch auf Erteilung des Arbeitszeugnisses entsteht grundsätzlich erst mit Beendigung des Arbeitsverhältnisses. Gerade bei längeren Kündigungsfristen ergibt sich das Problem, dass dem Arbeitnehmer bereits Monate vor Beendigung des Arbeitsverhältnisses die Kündigung ausgesprochen wurde. Um den Arbeitnehmer in einem solchen Fall nicht zu benachteiligen, besteht grundsätzlich noch während des bestehenden Arbeitsverhältnisses ein Anspruch auf ein vorläufiges Arbeitszeugnis, das sogenannte Zwischenzeugnis. Zu beachten ist, dass das vorläufige Arbeitszeugnis nicht das endgültige Arbeitszeugnis ersetzt und die Formulierungen aus dem Zwischenzeugnis nicht in das endgültige Arbeitszeugnis übernommen werden müssen. Das Zwischenzeugnis wird oftmals extra positiv formuliert, um dem Arbeitnehmer zu erleichtern eine Anschlussbeschäftigung zu finden und etwaigen Streitigkeiten vorzubeugen.
Das Zeugnis ist schriftlich zu erteilen und zu unterschreiben. Es darf nicht in elektronischer Form, etwa per E-Mail oder Telefax, ausgestellt werden. Die äußere Form muss tadellos sein. Es ist haltbares Papier von guter Qualität mit aktuellem Firmenbriefkopf zu verwenden. Das Zeugnis muss sauber und ordentlich geschrieben sein und darf keine Flecken, Radierungen, Verbesserungen, Streichungen oder Ähnliches enthalten. So kann der Arbeitnehmer beispielsweise ein nur mit Bleistift geschriebenes Zeugnis ablehnen. Grundsätzlich gilt auch, dass das Arbeitszeugnis nicht gefaltet werden sollte, da dies der erforderlichen tadellosen Form entgegenstehen könnte. Zwar hat das Bundesarbeitsgericht einen Anspruch des Arbeitnehmers auf ein ungefaltetes Arbeitszeugnis abgelehnt, unter der Voraussetzung, dass die Falte auf einer Kopie des Zeugnisses nicht sichtbar ist. Zu empfehlen ist daher, das Zeugnis in einen verstärkten (A4) Umschlag zu stecken, um die Unversehrtheit zu gewährleisten.
In aller Regel ist das Zeugnis durch den Aussteller zu unterzeichnen. Als Aussteller kommen dabei vor allem der Arbeitgeber selbst, Geschäftsführer, Betriebs- oder Abteilungsleiter oder Prokuristen in Betracht. Wichtig ist, dass aus ihrem Status eindeutig hervorgehen muss, dass sie gegenüber dem Arbeitnehmer, für den sie das Zeugnis ausstellen, ranghöher sind. Zudem sollte sich ihre Vertretungsvollmacht durch entsprechende Zusätze (z.B. i.V.) ergeben.
Das auf dem Zeugnis angegebene Datum sollte in aller Regel dem letzten Tag des Beschäftigungsverhältnisses entsprechen. Dies gilt selbst dann, wenn die tatsächliche Ausstellung schon früher oder erst später erfolgt ist. Ein Abweichen des Ausstellungsdatums vom Beendigungsdatum des Arbeitsverhältnisses kann von Dritten nämlich als Zeichen für Probleme zwischen dem Arbeitnehmer und dem Arbeitgeber im Nachgang der Kündigung interpretiert werden. Abweichungen von diesem Grundsatz ergeben sich nur dann, wenn der Arbeitnehmer das Zeugnis erst mehrere Wochen oder Monate nach dem Ausscheiden beantragt.
Prinzipiell ist es die alleinige Aufgabe des Arbeitgebers das Zeugnis zu erstellen. Überdies besteht kein Anspruch des Arbeitnehmers auf Verwendung bestimmter Formulierungen. Andererseits muss das Zeugnis auch bestimmte inhaltliche Voraussetzungen erfüllen. Es gelten die Grundsätze der Wohlwollenspflicht, sowie der Zeugniswahrheit und der Zeugnisklarheit.
Daneben gilt auch der Grundsatz der Vollständigkeit sowie der individuellen Beurteilung.
Das Zeugnis muss alle wesentlichen Tatsachen und Bewertungen über Leistungen und Verhalten des Arbeitnehmers enthalten, welche für eine aussagekräftige Gesamtbeurteilung von Bedeutung und notwendig sind. Auch muss das Zeugnis auf die individuelle berufliche Entwicklung des Arbeitnehmers eingehen. Dabei sind berufsspezifische, arbeitsplatzbedingte sowie persönliche Besonderheiten zu berücksichtigen. Die Beurteilung von Leistung und Verhalten sind stets individuell zu formulieren.
Der Grundsatz der Wohlwollenspflicht besagt dabei keinesfalls, dass dem Arbeitnehmer ausschließlich eines positiven Zeugnisses zu erteilen ist. Es bedeutet nur, dass dem Arbeitnehmer keine Steine in den weiteren beruflichen Weg gelegt werden sollen. Dies ist insbesondere bei einem schlechten persönlichen Verhältnis zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer relevant. Insoweit ist darauf hinzuweisen, dass dem Arbeitnehmer regelmäßig nur ein Anspruch auf ein „durchschnittliches“ Zeugnis zusteht. Dies bedeutet nach der Rechtsprechung: ein Zeugnis mit der Notenstufe „befriedigend“.
Einer übermäßig wohlwollenden Formulierung, soweit diese nicht aufgrund einer weit überdurchschnittlichen Leistung des Arbeitnehmers gerechtfertigt ist, steht auch der Grundsatz der Zeugniswahrheit entgegen. Eine wahre Beurteilung in diesem Sinne bedeutet, dass der Arbeitgeber dazu verpflichtet ist, im Arbeitszeugnis nur Tatsachen zu benennen und eigene Eindrücke vom Arbeitnehmer zu schildern. Vermutungen, Behauptungen und gegebenenfalls Interpretationen des Verhaltens sind verboten. Dabei ist zudem das gesamte Arbeitsverhältnis zu beschreiben und nicht nur bestimmte Teile davon.
Der Grundsatz der Zeugnisklarheit (§ 109 Abs. 2 GewO) legt fest, dass das Zeugnis klar und verständlich formuliert sein muss. Es darf grundsätzlich keine Merkmale oder Formulierungen enthalten, die den Zweck haben, eine andere als aus der äußeren Form oder aus dem Wortlaut ersichtliche Aussage über den Arbeitnehmer zu treffen. So dürfen beispielsweise keine üblicherweise aufgenommenen Sätze ausgelassen werden oder Selbstverständlichkeiten beschrieben werden, da dies zu Irritationen beim Leser führen könnten. Ein Beispiel dafür wäre eine Aussage über die Ehrlichkeit eines Bankangestellten oder die Sauberkeit einer Kosmetikerin.
Trotz der vom Gesetz geforderten Klarheit hat sich in der Praxis ein sogenannter „Zeugniscode“ entwickelt. So deutet die Formulierung „hat im Großen und Ganzen unserer Erwartungen erfüllt“ auf eine mangelhafte Leistung hin. Gebräuchlich ist auch die Formulierung „hat sich stets bemüht“ um auszudrücken, dass der Arbeitnehmer im entsprechenden Bereich, nach Ansicht des Arbeitgebers, gänzlich unzulängliche Leistungen zeigte.
In der Praxis ist vermehrt zu beobachten, dass es der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer überlässt, selbst ein Zeugnis zu verfassen, welches sodann vom Arbeitgeber gegengezeichnet wird. Ein solches Vorgehen ist von den Arbeitsgerichten als zulässig anerkannt worden. Der offensichtliche Vorteil besteht darin, dass die inhaltlichen Voraussetzungen erfüllt sind, etwaige Streitigkeiten vollkommen vermieden werden können. Nichts desto raten wir zu einer Überprüfung des Zeugnisses durch einen Rechtsanwalt, bevor der Arbeitgeber dieses unterzeichnet, denn soweit gegen inhaltliche Pflichten verstoßen wird und ein solches fehlerhaftes Zeugnis letztlich vom Arbeitgeber ausgestellt wird, kann sich eine Haftung gegenüber Dritten ergeben. Unsere auf das Rechtsgebiet spezialisierten Anwälte, beraten Sie hierzu jederzeit gerne und weisen Sie auf eventuelle Haftungsrisiken hin.
Ein Anspruch auf Berichtigung des Zeugnisses besteht im eigentlichen Sinne nicht. Denn der Anspruch auf Erteilung des Zeugnisses gilt so lange als nicht erfüllt, bis der Arbeitgeber ein ordnungsgemäßes Zeugnis ausstellt. Ein solches korrigiertes Zeugnis muss auch nach einem möglicherweise monatelangem Rechtsstreit als Ausstellungsdatum das Datum des Beendigungszeitpunkts der Beschäftigung ausweisen. Somit wird sichergestellt, dass ein potenzieller Arbeitgeber, der das Zeugnis liest, keine Kenntnis von dem Rechtsstreit erlangt. Folglich ist auch jeder Hinweis im Zeugnis auf den geführten Rechtsstreit verboten. Im Rahmen der gerichtlichen Auseinandersetzung gilt, dass die Arbeitsgerichte dazu befugt sind, das gesamte Zeugnis zu überprüfen und unter Umständen selbst neu zu formulieren, oder dem Arbeitgeber entsprechende Formulierungen vorzuschreiben.
Gerade aufgrund des „Zeugniscodes“ empfehlen wir vorher eine umfassende Rechtsberatung, damit eine selbst gewählte Formulierung am Ende nicht etwas gänzlich anderes bedeutet als beabsichtigt oder vermutet.
Unsere Rechtsanwälte vom „Team Arbeitsrecht“ in Dresden, stehen Ihnen zu diesem Themenbereich jederzeit zu einer umfassenden und kompetenten Beratung zur Verfügung.
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