In unserem letzten Beitrag haben wir darüber berichtet, wie wichtig ein schneller Überblick und Zugang zu Verträgen im Unternehmen für Nachfolger oder Vertreter ist.
Hier spielt das Dokumentenmanagement eine zentrale Rolle. Es gewährleistet, dass Sie und Ihre Vertreter stets einen geordneten Zugriff auf kritische Verträge und Unterlagen haben – was sowohl für die Aufrechterhaltung des Geschäftsbetriebs als auch für die strategische Entscheidungsfindung essenziell ist.
Ein effektives System ermöglicht den befugten Personen, schnell auf wichtige Dokumente zuzugreifen. Dies ist nicht nur in Krisen- und Übergangszeiten von unschätzbarem Wert. Der Zugang zu aktuellen Verträgen, rechtliche Vereinbarungen und operative Unterlagen ermöglicht es neuen Führungskräften, sofort handlungsfähig zu sein und informierte Entscheidungen zu treffen.
Die Einrichtung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) kann auf verschiedene Weisen erfolgen, abhängig von den spezifischen Bedürfnissen und Ressourcen eines Unternehmens. In diesem Beitrag beleuchten wir einige Möglichkeiten und weisen auf einige der rechtlichen Aspekte hin, die Sie bei der Implementierung beachten sollten.
Einrichtung eines Dokumentenmanagementsystems
Dokumentenmanagementsystem-Software
Es gibt mittlerweile diverse Softwarelösungen, die beim Organisieren und Verwalten von Dokumenten helfen kann und das Auffinden und Verwalten von Dokumenten erheblich erleichtert.
Eine Software für Vertragsmanagement, die sicherstellt, dass Vertraulichkeitsvereinbarungen und andere rechtliche Dokumente, die den Schutz von Geschäftsgeheimnissen betreffen, ordnungsgemäß erstellt, verwaltet und archiviert werden, kann ein integraler Bestandteil des Notfall- und Kontinuitätsmanagements sein. Gerade für eigentümergeführte Unternehmen und Mittelständler mit ihrem langfristigen Ansatz und der Notwendigkeit des Schutzes des persönlichen Eigentums ist dies von entscheidender Bedeutung.
Viele Unternehmer zeigen sich zurückhaltend bei der Nutzung von Cloud-Lösungen und externen Softwareanbietern, was vor allem auf Bedenken hinsichtlich der Sicherheit ihrer sensiblen Daten zurückzuführen ist. Die Angst vor Datenlecks, Compliance-Risiken und dem Verlust der Kontrolle über die eigenen Unternehmensinformationen sind zentrale Punkte, die zur Skepsis beitragen. Hinzu kommt die Sorge um die Verfügbarkeit der Dienste, die durch Störungen – oder gar eine Insolvenz des Anbieters – beeinträchtigt werden könnte.
Diese Risiken machen deutlich, warum eine gründliche Evaluation der Sicherheitsmaßnahmen und Verlässlichkeit der Anbieter unerlässlich ist. Unternehmen, die sich für den Einsatz dieser Technologien entscheiden, sollten, um die Sicherheitsrisiken zu minimieren, Anbieter wählen, die branchenführende Sicherheitsstandards und Compliance-Zertifizierungen vorweisen können sowie eigene Sicherheitsrichtlinien etablieren, die regelmäßige Sicherheitsbewertungen, Datenverschlüsselung und Mitarbeitertrainings umfassen.
Die Nutzung von Softwarelösungen kann eine strategische Entscheidung sein, die das Vorsorgemanagement entscheidend unterstützt und verbessert. Die Systeme helfen bei der Organisation, Kategorisierung und Speicherung von Dokumenten. Sie sollten im Hinblick auf die Anforderungen des Geheimnisschutzes in Unternehmen über eine Zugriffskontrolle und ein Berechtigungsmanagement verfügen. Auch Versionskontrollen und Audit-Trails, um die Historie von Dokumentenänderungen nachzuverfolgen, sind sinnvolle Funktionalitäten.
Unternehmen, die kein modernes Dokumentenmanagementsystem nutzen möchten, können auf verschiedene Alternativen zurückgreifen, um ihre Unterlagen zu organisieren:
Physische Ablagesysteme
Aktenordner und Aktenschränke, die nach einem bestimmten System (z.B. alphabetisch, nach Themengebieten oder Datum) organisiert sind, stellen wohl die traditionellste Aufbewahrungsart dar. Das Geschäftsgeheimnisschutzgesetz verlangt von Ihnen, auch bei einem physischen Ablagesystem nachweislich angemessene Geheimhaltungsmaßnahmen zu ergreifen. Dazu gehören auch bei analogen Lösungen Sicherheitsmaßnahmen: etwa gesicherte Räumlichkeiten, aber auch organisatorische Maßnahmen – wie die Schulung Ihrer Mitarbeiter im Umgang mit sensiblen Informationen.
Inhouse-Server-Lösungen
Um digitale Dokumente zu speichern, muss nicht auf Cloudlösungen zurück gegriffen werden – auch lokale Server können eingerichtet werden. Dabei können Verzeichnisse und Zugriffsrechte ähnlich wie bei Cloud-Diensten verwaltet werden, allerdings mit der Kontrolle und Sicherheit einer internen Lösung.
Externe Datenträger
USB-Sticks, externe Festplatten oder CDs/DVDs können für die Speicherung und Archivierung wichtiger Dokumente verwendet werden, wobei regelmäßige Backups, Passwortschutz und eine klare Beschriftung wichtig sind.
Hybridsysteme
Eine Kombination aus physischer Ablage für wichtige Originaldokumente und digitaler Speicherung von Kopien kann eine flexible und weniger technologieabhängige Lösung bieten. Auch wenn Unternehmen kein vollständiges Dokumentenmanagementsystem wünschen, können sie so einfache Softwarelösungen nutzen, die eine bessere Organisation und Suche ermöglichen, ohne den Umfang und die Komplexität eines professionellen Softwaresystems zu haben. Zu bedenken ist jedoch, dass die doppelte Ablage von Dokumenten an unterschiedlichen Stellen die Aktualisierung erschweren kann.
Outsourcing
Das Auslagern der Dokumentenorganisation und -archivierung an ein externes Unternehmen kann eine weitere Lösung sein. Spezialisierte Dienstleister übernehmen die Verantwortung für die Organisation, Sicherheit und Verfügbarkeit der Dokumente.
Die Wahl der richtigen Lösung – Vorsorge für den Krisenfall
Die Wahl der richtigen Lösung hängt von der spezifischen Situation und den Bedürfnissen des Unternehmens ab. Bei allen Alternativen ist es entscheidend, dass klare Richtlinien für die Organisation, Handhabung und Aufbewahrung der Dokumente etabliert werden. Ebenso wichtig ist es, dass die ausgewählte Art der Dokumentation und Aufbewahrung den Anforderungen der deutschen und europäischen Gesetzgebung, also zum Beispiel dem Geschäftsgeheimnisschutzgesetzes und der DSGVO, entspricht. Die Implementierung sollte immer Teil eines umfassenderen Geheimnisschutzkonzepts und eines Vorsorgekonzeptes sein.
Als Anwalt verstehe ich die Komplexität und die Herausforderungen, die das Vorsorgemanagement mit sich bringt. Es geht nicht nur darum, auf das Unvorhersehbare vorbereitet zu sein, sondern auch darum, eine Kultur der Sorgfalt und Verantwortung im gesamten Unternehmen zu etablieren. Das richtige Dokumentenmanagement spielt dabei eine Schlüsselrolle und der Schutz Ihrer Geschäftsgeheimnisse darf nie außer Acht gelassen werden.
Wenn Sie weitere Informationen wünschen oder Unterstützung bei der Entwicklung eines Vorsorgekonzeptes benötigen, stehe ich Ihnen gerne zur Seite. Gemeinsam mit meinem Team unterstütze ich Sie gern bei der Sicherung ihrer unternehmerischen Zukunft.
